ABSTRACT

Il Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate prot. n. 424470 del 31 ottobre 2025, emanato in attuazione delle disposizioni dell’articolo 1, commi 74 e 77, della legge 30 dicembre 2024, n. 207, ha definito le modalità operative per il collegamento tra lo strumento hardware o software mediante il quale sono accettati i pagamenti elettronici e lo strumento mediante il quale sono registrati e memorizzati i dati dei corrispettivi

1.      Premessa

A partire dal 2026 è previsto l’obbligo del collegamento tra gli strumenti mediante i quali il negoziante (di seguito anche “esercente”) memorizza i corrispettivi, emettendo il documento commerciale, e gli strumenti mediante i quali ne accetta il pagamento elettronico.

Gli strumenti di certificazione dei corrispettivi interessati dalle nuove disposizioni sono i registratori telematici (di seguito “RT”) e la procedura web “Documento Commerciale on line”.

Gli strumenti di pagamento elettronico che devono essere collegati sono ogni strumento hardware (dispositivo fisico o POS fisico) e software (piattaforme online, App e analoghe, o POS virtuale), mediante i quali l’esercente incassa elettronicamente i corrispettivi dai clienti.

2.      Modalità di collegamento

Il collegamento non sarà di carattere fisico, ma dovrà essere effettuato mediante l’abbinamento tra i dati identificativi del RT e quelli degli strumenti di pagamento elettronico utilizzati, utilizzando un apposito servizio web dell’Agenzia delle Entrate disponibile nell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”.

Per facilitare l’esercente, la nuova funzionalità espone l’elenco dei POS di cui lo stesso risulta titolare, avendo sottoscritto un apposito contratto di convenzionamento, sulla base delle informazioni che gli operatori finanziari trasmettono mensilmente all’Agenzia delle Entrate entro la fine del mese successivo alla data delle operazioni di pagamento elettronico (ad esempio, i pagamenti effettuati nel mese di gennaio vengono comunicati all’Agenzia delle Entrate dagli operatori finanziari entro il 28 febbraio).

Per contratto di convenzionamento si intende quel contratto sottoscritto tra l’esercente e uno o più operatori finanziari (di seguito “Acquirer”), che prevede l’utilizzo di un POS fisico o virtuale per l’accettazione e il trattamento delle operazioni di incasso dei corrispettivi, basate su carte di credito, di debito o prepagate o altri strumenti di pagamento tracciabile.

Per chi utilizza la procedura web gratuita, il collegamento è possibile mediante le apposite funzionalità attive all’interno della procedura stessa.

Con riferimento alle scadenze da rispettare per l’adempimento, è prevista una differenziazione nella fase iniziale:

• per gli strumenti di pagamento già in uso al 1° gennaio 2026 o utilizzati tra l’1 e il 31 gennaio 2026, è previsto un termine di 45 giorni a partire dalla data di attivazione del servizio web, avvenuta il 5 marzo; pertanto, per completare la registrazione c’è tempo fino al prossimo 20 aprile;
• a regime, e quindi per gli strumenti di pagamento con contratto di convenzionamento stipulato dopo il 31/01/2026, il collegamento dovrà essere effettuato a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo alla effettiva disponibilità dello strumento ed entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese; pertanto, se un nuovo POS inizia ad operare nel mese di marzo, andrà collegato al RT tra il 6 e il 31 maggio.

Esercenti che utilizzano RT e server RT (o soluzioni software)

Gli esercenti che utilizzano il RT (e quelli che adotteranno una soluzione software) devono registrare il collegamento con i POS attraverso la funzionalità web “Gestione collegamenti”. In concreto, l’operazione consiste nella registrazione del collegamento tra la matricola del RT e il dato identificativo univoco dei POS utilizzati per l’incasso elettronico dei corrispettivi memorizzati su quel registratore telematico. Gli esercenti che si avvalgono di server RT, ai quali sono collegati più punti cassa, devono abbinare i POS utilizzati nei punti cassa alle matricole dei soli server RT.

Esercenti che utilizzano la procedura web “Documento Commerciale on line”

Gli esercenti che utilizzano la procedura web “Documento Commerciale on line” devono registrare il collegamento con i POS all’interno della medesima procedura web. Concretamente, l’operazione consiste nella registrazione del collegamento del dato identificativo univoco dei POS con la procedura web “Documento Commerciale on line”.

Identificativo univoco del POS

L’identificativo univoco dei POS di tipo fisico consiste nella combinazione della matricola del POS (cosiddetto “terminal id”), del codice fiscale e della denominazione dell’Acquirer con il quale l’esercente ha stipulato il contratto di convenzionamento.

L’identificativo univoco dei POS di tipo virtuale consiste nel solo codice fiscale e denominazione dell’Acquirer.

Di norma, i dati identificativi dei POS utilizzati dall’esercente sono rilevabili sul contratto di convenzionamento stipulato con gli operatori finanziari, sul report mensile che questi ultimi inviano o mettono a disposizione dell’esercente o altre modalità comunicate dall’Acquirer[1].

Collegamento multiplo

Il collegamento può essere multiplo, ossia un singolo POS (fisico o virtuale) può essere collegato a più RT o, viceversa, più POS possono essere collegati a un singolo RT.

Per ogni collegamento tra RT e POS, l’esercente deve inoltre specificare l’indirizzo dell’unità locale presso la quale i due strumenti vengono utilizzati.

Nel caso in cui l’esercente abbia stipulato due contratti di convenzionamento con Acquirer diversi e utilizza un unico POS, dovrà registrare due collegamenti al proprio RT indicando, per ciascun contratto di convenzionamento, il terminal id e il codice fiscale e denominazione dell’Acquirer.

3.      Invio dei dati di pagamento elettronico

L’integrazione tra i due processi di rilevazione comporta inoltre che, a partire dal 2026, i dati di pagamento elettronico:

• dovranno essere memorizzati in modo puntuale mediante gli strumenti di certificazione dei corrispettivi, al momento della registrazione dell’operazione di vendita o prestazione, riportando nel documento commerciale le forme di pagamento utilizzate e il relativo ammontare;
• dovranno essere trasmessi giornalmente in forma aggregata, in conformità alle specifiche tecniche in materia di invio dei corrispettivi.

L’errata indicazione e registrazione in RT della modalità di incasso appropriata al momento dell’emissione del documento commerciale è sanzionata dall’art. 11, comma 2-quinquies, del D.Lgs. n. 471/1997 (sanzione amministrativa di euro 100 per ciascuna trasmissione, comunque entro il limite massimo di euro 1.000 per ciascun trimestre, con esclusione dell’applicazione del c.d. “cumulo giuridico”).

4.      Adempimenti previsti per il prestatore di servizi di pagamento

Il tracciamento dei flussi è un’attività condivisa tra il prestatore di servizi di pagamento (o “PSP”) e l’esercente, con compiti distinti che si integrano nel sistema di controllo dell’Agenzia delle Entrate.

Se dal lato dell’Esercente sono previsti gli obblighi di tracciamento fiscale già evidenziati, dal lato del PSP sussiste l’obbligo di tracciare il flusso finanziario, comunicandoall’Agenzia delle Entrate i dati dei POS forniti e, dal 1° gennaio 2026, inviando mensilmente tramite il sistema SID i dati delle transazioni giornaliere effettuate (importi totali, numero di operazioni e storni).

Secondo quanto stabilito dall’art. 22, comma 5, del D. Lgs. n. 124/2019, gli operatori che mettono a disposizione degli esercenti i sistemi di pagamento POS sono tenuti a trasmettere telematicamente all’Agenzia delle Entrate i dati identificativi degli strumenti di pagamento elettronico forniti ai propri clienti, esercenti di attività d’impresa, arte o professione, e l’importo complessivo delle transazioni giornaliere effettuate mediante tali strumenti.

Dal 1° gennaio 2026 sono entrate in vigore le nuove modalità di comunicazione relative ai pagamenti con POS, come previsto dal Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate n. 142285/2025 del 21 marzo 2025[2].

Soggetti interessati

L’obbligo comunicativo riguarda i PSP autorizzati, di cui all’art. 1, comma 1, lett. g), del D.Lgs. n. 11/2010 (ossia, gli istituti di moneta elettronica e istituti di pagamento nonché, quando prestano servizi di pagamento, banche, Poste Italiane S.p.A., la Banca centrale europea e le banche centrali nazionali se non agiscono in veste di Autorità monetarie, altre Autorità pubbliche, le Pubbliche amministrazioni statali, regionali e locali se non agiscono in veste di Autorità pubbliche) che:

• svolgono la propria attività nel territorio nazionale;
• mettono a disposizione degli esercenti (ossia, dei soggetti che esercitano un’attività di impresa, arte o professione, avvalendosi di punti di interazione fisici e/o virtuali), mediante un contratto di convenzionamento, strumenti per l’accettazione di pagamenti elettronici.

Dati da comunicare

I prestatori di servizi di pagamento devono comunicare:

• il proprio codice fiscale;
• il codice fiscale e, se disponibile, la partita IVA dell’esercente;
• il codice univoco del contratto di convenzionamento con l’esercente;
• l’identificativo rapporto del contratto di convenzionamento come comunicato all’archivio dei rapporti finanziari;
• l’identificativo univoco del POS attraverso cui l’esercente accetta la transazione elettronica; per “POS (Point of sale)” si intende il dispositivo elettronico che consente di effettuare pagamenti mediante moneta elettronica, ovvero tramite carte di credito, di debito o prepagate;
• la tipologia di POS utilizzato (fisico, virtuale);
• la tipologia di operazione, distinta tra pagamento e storno pagamento;
• la data contabile delle transazioni elettroniche;
• l’importo complessivo giornaliero delle transazioni elettroniche effettuate dall’esercente;
• il numero giornaliero delle transazioni elettroniche effettuate dall’esercente.

Modalità di comunicazione dei dati

I soggetti obbligati effettuano la comunicazione dei suddetti dati:

• direttamente all’Agenzia delle Entrate, mediante il Sistema di Interscambio flussi dati (SID);
• secondo le modalità telematiche e le specifiche tecniche allegate al provvedimento emesso il 21 marzo 2025.

Termini di trasmissione

La trasmissione dei dati deve essere effettuata mensilmente, entro l’ultimo giorno lavorativo del mese successivo a quello di riferimento (il sabato è considerato giorno non lavorativo). Il provvedimento specifica che non saranno comunque ritenute tardive le comunicazioni pervenute entro l’ultimo giorno del mese.

Pertanto, con riferimento ai dati relativi al mese di gennaio 2026, la comunicazione doveva essere effettuata entro il 27 febbraio.

Nel caso in cui la ricevuta riporti lo scarto totale o parziale della comunicazione, i soggetti obbligati devono inviare entro cinque giorni lavorativi i dati relativi alle transazioni che risultano non essere stati acquisiti.

Riepilogo annuale

L’Agenzia delle Entrate fornirà annualmente a ciascun soggetto obbligato una “fotografia di consistenza” dei dati ricevuti, al fine della verifica del corretto adempimento.
In caso di discrepanze riscontrate, il soggetto obbligato dovrà correggere, eventualmente integrandoli, i dati già trasmessi con specifiche comunicazioni di correzione.

Sanzioni

Le violazioni degli obblighi di trasmissione sono sanzionate dall’art. 10, comma 1-ter, del D.Lgs. n. 471/1997, che rimanda espressamente al comma 1 del medesimo articolo, secondo cui è applicabile la sanzione amministrativa da euro 1.500 a euro 15.000.

Il comma 1-ter specifica che la sanzione è applicata per ogni omesso, tardivo o errato invio dei dati e che non è applicabile l’art. 12 del D.Lgs. n. 472/1997 (c.d. cumulo giuridico).

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Restiamo a disposizione per ulteriori chiarimenti.

Milano, 10 marzo 2026

D&B TAX Accounting S.r.l. STP

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Per ulteriori approfondimenti potete contattare i professionisti di riferimento:

Dott.ssa Stefania Barsalini – Dottore Commercialista e Revisore Legale

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Dott. Pierpaolo Vodola – Dottore Commercialista e Revisore Legale

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[1] Non sempre l’operatore finanziario a cui l’esercente si rivolge per ottenere un POS (ad esempio, la banca presso la quale intrattiene il suo conto corrente) coincide con l’Acquirer, ossia il soggetto con il quale viene stipulato il contratto di convenzionamento e che trasmette poi i dati delle transazioni di pagamento elettronico all’Agenzia delle Entrate. In fase di collegamento dei POS è dunque opportuno verificare i dati dell’Acquirer (codice fiscale e denominazione) sul contratto di convenzionamento o sui report mensili e, in caso di dubbio, rivolgersi al servizio clienti dell’operatore finanziario.

[2] Fino al 31 dicembre 2025, i dati erano trasmessi separatamente da parte degli esercenti per gli incassi e da parte degli intermediari finanziari relativamente alle operazioni giornaliere elettroniche. Con il nuovo provvedimento tali dati saranno simultaneamente a disposizione dell’Agenzia delle Entrate.